Alerter en cas de SMS urgent
Comment alerter une équipe d'astreinte lorsqu'un SMS urgent est reçu ?
Lorsqu'un SMS urgent est envoyé par une personne ou par un automate, il peut nécessiter une réaction rapide des équipes de décision ou d'intervention.
Or, rien ne garantit que l'arrivée d'un SMS soit remarquée, surtout en dehors des heures de travail.
Par ailleurs, le SMS peut concerner plusieurs personnes, qui se relaient selon un planning.
Il est donc essentiel de mettre en place un système qui alerte uniquement les personnes d'astreinte pendant leurs heures de service, sans déranger les autres membres de l'équipe.
Planifier les personnes d'astreinte concernées par le SMS
La solution Planitel permet de planifier efficacement les astreintes.
En plus de transférer automatiquement les appels vers les personnes d'astreinte, Planitel permet de programmer des alertes à la réception de SMS importants.
Ces alertes sont envoyées uniquement aux personnes inscrites au planning d'astreinte pour la période concernée, sans perturber les autres membres de l'équipe.
Choisir les SMS importants qui déclenchent une alerte
Avec l'alerte SMS de Planitel, vous définissez des critères pour sélectionner les SMS urgents qui nécessitent une alerte :
- Numéro de réception dédié : seuls les SMS reçus sur un numéro mobile (06 ou 07) réservé aux urgences sont pris en compte.
- Contenu du SMS : seuls les SMS comportant un mot-clé ou une phrase précise dans le texte déclenchent l'alerte.
Actions en cas d'arrivée d'un SMS important
Planitel permet de programmer plusieurs types d'alertes pour informer les personnes d'astreinte de l'arrivée d'un SMS important :
- Retransmission immédiate du SMS : le SMS est directement renvoyé aux personnes d'astreinte.
- Envoi automatique d'un mail : un mail avertit les personnes d'astreinte qu'un SMS important est arrivé.
- Appel automatique : un appel téléphonique est déclenché avec un message préenregistré.
Ce dernier type d'alerte est particulièrement efficace, car le téléphone sonne jusqu'à ce que la personne d'astreinte réponde.
Une confirmation de réception peut en outre être demandée par l'appui sur une touche, par exemple la touche étoile.
Voir en vidéo comment Planitel prend en charge un appel d'urgence, de l'escalade à l'alerte SMS.
Alerte SMS : sécuriser la réception et réduire les délais
L'outil Planitel permet non seulement de sécuriser la réception des SMS importants, mais aussi de réduire les temps de réaction.
En planifiant les astreintes et en programmant des alertes adaptées, Planitel garantit que les bonnes personnes sont informées rapidement, pour une intervention efficace en cas d'urgence.
Pourquoi un SMS urgent passe-t-il inaperçu ?
De nombreuses organisations reçoivent des SMS critiques : alarmes envoyées par un automate de supervision, signalements de gardiens ou de prestataires, messages de clients ou d'usagers. Pourtant, un SMS est un canal discret. Il arrive sans sonnerie insistante, se perd au milieu des notifications et peut rester non lu pendant des heures, surtout la nuit ou le week-end.
Les solutions habituelles ont toutes leurs limites :
- Le « téléphone d'astreinte » partagé doit être remis physiquement à chaque relève, avec un risque d'oubli, de batterie vide ou de mauvaise couverture réseau.
- L'envoi du SMS à toute l'équipe dérange les personnes qui ne sont pas de garde et dilue la responsabilité : chacun pense qu'un collègue va réagir.
- La reprogrammation manuelle des destinataires à chaque changement d'astreinte est fastidieuse et source d'erreurs.
Planitel règle ces difficultés en associant le numéro de réception des SMS à un planning : à chaque instant, l'alerte part vers la bonne personne, et uniquement vers elle.
Comment fonctionne l'alerte SMS de Planitel ?
Planitel vous attribue un numéro virtuel 06 ou 07, que vous communiquez à vos interlocuteurs ou que vous programmez comme destinataire dans votre automate d'alerte. À chaque SMS reçu, Planitel applique vos critères (numéro, mot-clé), consulte le planning d'astreinte de la période en cours, puis déclenche les actions prévues : retransmission du SMS, envoi d'un mail ou appel automatique avec message préenregistré.
Le planning se prépare sur de longues périodes et se modifie par Internet en temps réel, depuis n'importe quel appareil connecté : un échange de garde de dernière minute est immédiatement pris en compte. Tous les événements sont conservés dans des statistiques détaillées, utiles pour justifier les interventions.
Pour les alarmes envoyées par des équipements techniques, consultez aussi notre page transfert des alertes d'automates. Si vos alertes arrivent par messagerie électronique, découvrez l'alerte mail.
Exemple type : les alarmes SMS d'un site technique
Voici, à titre d'exemple, une configuration Planitel typique pour un site technique (station de traitement d'eau, par exemple) dont l'automate de supervision envoie ses alarmes par SMS :
- Numéro virtuel 07 programmé comme destinataire unique dans l'automate.
- Équipe d'astreinte : 5 techniciens en rotation hebdomadaire, avec une relève programmée chaque lundi à 8 h.
- Filtrage : seuls les SMS contenant le mot « ALARME » déclenchent l'alerte, afin de ne pas déranger le technicien pour un simple message d'information.
- Alerte : le SMS est retransmis immédiatement au technicien d'astreinte et doublé d'un mail, puis un appel automatique lui diffuse un message préenregistré ; il confirme la prise en compte avec la touche étoile.
- Suivi : chaque alarme et chaque alerte sont historisées dans les statistiques.
Cette organisation est un exemple : critères de filtrage, destinataires et types d'alerte se paramètrent selon vos besoins. Pour connaître le coût d'une telle mise en place, consultez nos tarifs ou contactez-nous.
Questions fréquentes sur l'alerte SMS
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